Feasibility Study of IT/IS Investment

Seorang teman meminta saya untuk memberikan bahan-bahan untuk membuat dokumen Feasibility Study of an IT/IS Investment atau Studi Kelayakan dari Investasi Teknologi Informasi/Sistem Informasi. Ternyata bahannya cukup sulit didapat dan biasanya tidak disebarkan ke public dengan alasan “trade secret”… 

Kemudian saya ingat sebuah buku lama saya, yaitu Roger S. Pressman (1987). “Software Engineering A Practitioner’s Approach”, second edition, McGraw-Hill, hal. 55-61 yang memuat hal yang ditanyakan teman itu. Tapi karena referensi tersebut sudah “kuno”, sehingga perlu disesuaikan dengan teknologi yang berlaku saat ini (2008). 

Berikut ini kutipannya: 

Feasibility Study

Semua proyek adalah feasible – jika diberikan resources yang tidak terbatas dan waktu yang tak terhingga ! Sayangnya, pengembangan computer-based system sering menghadapi kendala kelangkaan resources dan tanggal pengiriman yang sulit dipenuhi ataupun hampir tidak mungkin dipenuhi.  Sangat disarankan untuk menghitung kelayakan proyek seawal mungkin. Jika hal itu dilakukan, maka berbulan-bulan atau bertahun-tahun usaha, ribuan atau jutaan dollar, dan rasa malu para profesional dapat dihindari jika sistem yang gambarannya belum jelas dapat diketahui lebih awal dalam fase definisi. 

Feasibility study membahas bidang perhatian utama sebagai berikut : 

Economic feasibility. Suatu evaluasi dari biaya pengembangan yang ditimbang terhadap penghasilan atau keuntungan yang diturunkan dari pengembangan sistem. 

Technical feasibility. Suatu studi terhadap fungsi, kinerja, dan kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kemampuan untuk mencapai sistem yang dapat diterima. 

Legal feasibility. Suatu determinasi dari pemalsuan (infringement), pelanggaran (violation), atau kerugian (liability) yang dapat dihasilkan dari pengembangan sistem. 

Alternatives. Suatu evaluasi terhadap pendekatan-pendekatan alternatif dari pengembangan sistem. 

Feasibility study sebaiknya tidak dilakukan bilamana pertimbangan ekonomi jelas, risiko teknis rendah, masalah-masalah hukum sedikit, dan tidak adanya alternatif-alternatif lain. Namun, bila salah satu saja dari keempat syarat tersebut tidak terpenuhi, maka feasibility study sebaiknya dilakukan. 

Outline dokumen Feasibility Study adalah sebagai berikut : 

                             FEASIBILITY STUDY 

1.0  Pendahuluan

Berisi pernyataan singkat tentang masalah, lingkungan dimana sistem akan diimplementasikan, dan kendala-kendala yang mempengaruhi proyek IT/IS

2.0  Ringkasan Manajemen dan Rekomendasi

Suatu ringkasan dari temuan-temuan yang penting dan rekomendasi untuk pengembangan sistem berikutnya

3.0  Alternatif-Alternatif

Suatu presentasi dari konfigurasi sistem alternative; criteria yang digunakan dalam pemilihan final approach

4.0  Deskripsi Sistem

Suatu versi ringkas dari informasi yang tercakup dalam System Specification atau referensi terhadap spesifikasi.

5.0  Cost-Benefit Analysis

Suatu pertimbangan ekonomi terhadap sistem

6.0  Evaluasi terhadap Risiko Teknis

Suatu presentasi dari technical feasibility

7.0  Legal ramification

8.0  Topik-Topik Lain yang Berhubungan dengan Proyek  

Tabel 1.Information System Costs 

Procurement Costs

    Consulting costs

    Actual equipment purchase or lease costs

    Equipment installation costs

    Costs for modifying the equipment site (air conditioning, security, etc.)

    Cost of capital

    Cost of management and staff dealing with procurement 

Start-up Costs

    Cost of operating system software

    Cost of communications equipment installation (telephone lines, data lines, etc.)

    Cost of start-up personnel

    Cost of personnel searches and hiring activities

    Cost of disruption to the rest of the organization

    Cost of management required to direct start-up activity 

Project-related costs

    Cost of applications software purchased

    Cost of software modifications to fit local systems

    Cost of personnel, overhead, etc., from in-house applications development

    Cost for training user personnel in application use

    Cost of data collection and installing data collection procedures

    Cost of preparing documentation

    Cost of development management 

Ongoing costs

    System maintenance costs (hardware, software, and facilities)

    Rental costs (electricity, telephones, etc.)

    Depreciation costs on hardware

    Cost of staff involved in information systems management, operation, and planning         

          activities

Source : King and Schrems (1978). 

Tabel 2.Information System Benefit 

Benefis from contributions of calculating and printing tasks

     Reduction in per unit costs of calculating and printing (CR)

     Improved accuracy in calculating tasks (ER)

     Ability to quickly change variables and values in calculating programs (IF)

     Greatly increased speed in calculating and printing (IS) 

Benefits from contributions to record-keeping tasks

      Ability to “automatically” collect and store data for records (CR, IS, ER)

     More complete and systematic keeping of records (CR, ER)

     Increased capacity for record keeping in terms of space and cost (CR)

     Standardization of record keeping (CR, IS)

     Increase in amount of data that can be stored per record (CR, IS)

     Improved security in records storage (ER, CR, MC) 

    Improved portability of records (IF, CR, IS) 

Benefits from contributions to record-searching tasks

    Faster retrieval of records (IS)

    Improved ability to access records from large data bases (IF)

    Improved ability to change records in data bases (IF, CR)

    Ability to link sites that need search capability through telecommunications (IF, IS)

    Improved ability to create records of records accessed and by whom (ER, MC)

    Ability to audit and analyze record-searching activity (MC,ER) 

Benefits from contributions to system restructuring capability

    Ability to simulatenously change entire classes of records (IS, IF, CR)

    Ability o move large files of data about (IS, IF)

    Ability to create new files by merging aspects of other files (IS, IF) 

Benefits from contributions to system restructuring capability

    Ability to perform complex, simultaneous calculations quickly (IS, IF, ER)

    Ability to create simultaneous complex phenomena in order to answer “what if?”  questions

          (MC, IF)

    Ability to aggregate large amounts of data in various ways useful for planning and decision         

          making (MC, IF) 

Benefits from contributions to process and resource control

    Reduction of need for work force in process and resource control (CR)

     Improved ability to “fine tune” processes such as assembly lines (CR, MC, IS, ER)

     Improved ability to maintain continuous monitoring of processes and available resources          

          (MC, ER, IF) 

Note of abbreviation :

CR = cost reduction or avoidance

ER = error reduction

IF  = increased flexibility

IS  = increased speed of activity

MC = improved in management planning or control 

Source : King and Schremes (1978). 

3 Comments (+add yours?)

  1. edratna
    Jan 23, 2008 @ 06:01:05

    Ini yang diperlukan teman-teman IT untuk menghitung apakah proyek yang akan dikerjakan feasible (layak)…dan istilah layak ini juga harus mendapatkan persepsi yang sama dari investor atau pemilik dana.

    Baca juga due diligence (uji tuntas) di
    http://edratna.wordpress.com/2007/11/16/
    langkah-apa-saja-yang-diperlukan-untuk-melakukan-uji-tuntas-suatu-perusahaan/

    Dengan memahami ini, dan mengapa investor perlu diyakinkan bahwa proyek IT itu feasible, akan menjembatani perbedaan persepsi yang selama ini terjadi……pemilik proyek merasa tak ada dukungan dana, padahal pemilik dana belum yakin akan keberhasilan proyek tsb….

    Reply

  2. tridjoko
    Jan 23, 2008 @ 07:38:59

    Bu Edratna: Investasi di bidang IT/IS itu oleh siapapun – top manager, middle manager, staff – biasanya dianggap terlalu besar cost-nya dan menghambur-hamburkan uang.

    Sebagai contoh, dan sudah menjadi pengetahuan publik, investasi IT/IS di bank-bank plat merah kisarannya antara Rp 3 – 12 T..

    Sesuai dengan prinsip “good governance” dari COBIT 4.0, setiap investasi IT/IS “harus” melalui tahap feasibility study dulu..

    Masalahnya dalam menghitung feasibility study itu, menghitung cost-nya mudah namun waktu mulai menghitung benefit, orang mulai garuk-garuk kepala. “Opo iki yo ?”

    Itupun beberapa “hidden cost” tetap tak terhitung atau terlupakan dihitung. Sedangkan dalam menghitung benefit amat sulit menyatakannya dalam Rupiah alias “bagaimana konversi benefit ini ke rupiah itu”..

    Lain halnya menghitung feasibility orang mau kawin sih gampang. Bila hidup sendiri-sendiri, cost-nya sekian, benefitnya sekian. Kalau hidup berdua, cost-nya sekian (mestinya lebih ngirit), dan benefitnya…buuuuaaaannyaaaaak..

    Iya tho ?

    Reply

  3. sam
    Mar 01, 2011 @ 18:05:38

    gua pertama ucapkan trima kasih terlebih dahulu atas info tersebut,

    ada contoh nya gax ne

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: